RitGenie is een zelflerende rittenregistratie-app. Om ritten automatisch te registreren, in te delen en fiscaal sluitend te rapporteren, verwerken we een beperkt aantal persoonsgegevens. We verwerken nooit méér dan nodig is voor die doelen.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke voor RitGenie is:
- ProBytes
- Vestigingsadres: Meerval 30, 7908 WV Hoogeveen
- KvK-nummer: 97744425
- E-mail: support@ritgenie.nl
Werk je RitGenie via je werkgever of wagenparkbeheerder? Dan is die organisatie in veel gevallen (mede) verwerkingsverantwoordelijke voor de rittenadministratie. ProBytes treedt dan op als verwerker namens die organisatie. Voor vragen over die administratie kun je bij je werkgever terecht.
2. Welke gegevens we verwerken
Afhankelijk van hoe je RitGenie gebruikt, verwerken we de volgende categorieën gegevens:
Locatie- en ritgegevens
- Rit- en locatiegegevens (GPS/positie) van het voertuig, afkomstig uit de Track&Trace-koppeling van je voertuigunit;
- Vertrek- en aankomstadres met postcode, kilometerstanden, rittijden en afstand;
- De classificatie van een rit (zakelijk, privé of woon-werk) en eventuele omrijkilometers met reden.
Identiteits- en accountgegevens
- Je e-mailadres, dat we opslaan als versleutelde hashwaarde en gebruiken als stabiele persoonsidentiteit (zodat je je gegevens terugkrijgt na een herinstallatie of op een ander toestel);
- Een toestel-identificatie (device-ID) van het toestel waarop de app draait;
- Je naam en eventuele rol/rechten binnen een administratie;
- Bij subgebruikers: de uitnodigingscode waarmee je bent gekoppeld.
Aanwezigheids- en bestuurdersgegevens
- Bluetooth-waarnemingen die aangeven dat jouw toestel zich bij een voertuigunit bevond (voor bestuurder- en bijrijderherkenning), met in- en uitstaptijden;
- Wie er reed en wie meereed per rit.
Technische en meldingsgegevens
- Push-tokens (via Firebase Cloud Messaging) om meldingen naar je toestel te kunnen sturen;
- App-, crash- en diagnosegegevens (buildnummer, verbindingsstatus, foutmeldingen) voor het oplossen van storingen.
Geen advertenties, geen verkoop, geen tracking. We gebruiken je gegevens uitsluitend om RitGenie te laten werken. We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties of profilering voor derden, en volgen je niet over apps of websites heen.
3. Doeleinden en wettelijke grondslag
We verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een grondslag uit de AVG (art. 6):
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|
| Ritten automatisch registreren en indelen | Locatie-/ritgegevens, classificatie | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Fiscaal sluitende rapportages maken en mailen | Rit-, voertuig- en bestuurdersgegevens | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) / overeenkomst |
| Bestuurder en bijrijder herkennen | Bluetooth-aanwezigheid, identiteit | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Meldingen sturen (vragen, rapport verzonden) | Push-token, toestel-ID | Uitvoering overeenkomst |
| Account beheren en identiteit vaststellen | E-mailhash, naam, rol | Uitvoering overeenkomst |
| Storingen oplossen en de app verbeteren | Diagnose-/technische gegevens | Gerechtvaardigd belang |
Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, hebben we jouw belangen afgewogen en de verwerking tot het noodzakelijke beperkt.
4. Privacy by design: onze keuzes
Privacy is bij RitGenie een ontwerpprincipe, geen bijzaak. Concreet betekent dat:
- Privé blijft privé. Privéritten en bijrijders worden verborgen waar dat hoort, ook voor de hoofdgebruiker. Alleen bij zakelijke en woon-werkritten worden bijrijders getoond.
- Verbergen, niet wissen. Privégegevens worden verborgen, niet weggegooid. Zet je een rit terug op zakelijk, dan komen adressen, route en bijrijders weer tevoorschijn. Dat is een bewuste keuze: verbergen is omkeerbaar, wissen niet.
- Het dashboard toont standaard niets. Je kiest zelf actief wat er op je dashboard verschijnt, zodat gevoelige gegevens niet ongevraagd in beeld staan.
- Minimaal delen. De accountant-variant van een rapportage bevat alleen zakelijke en woon-werkritten. Geanonimiseerd delen kan per ontvanger worden ingesteld; van andermans privérit zie je nooit meer dan de kilometers.
- Scheiding per administratie. Werk je voor meerdere organisaties, dan is elke administratie fysiek gescheiden, zodat ritten van de ene organisatie nooit bij de andere kunnen belanden.
- Alleen ophalen wat nodig is. Externe gegevens (zoals postcodes of verkeersinformatie) worden alleen opgehaald op het moment dat een rit ze nodig heeft.
5. Verwerkers en derde partijen
Om RitGenie te laten werken schakelen we een aantal dienstverleners in. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst. De volgende partijen kunnen daarbij betrokken zijn:
| Partij | Rol | Gegevens |
|---|
| Firebase / Google (Firebase Cloud Messaging) | Push-meldingen naar je toestel | Push-token, toestel-ID |
| Track&Trace-platform (ProGeo Central) | Bron van rit- en positiegegevens van het voertuig | Locatie-/ritgegevens |
| OSRM (routeberekening & map-matching) | Berekenen van routes en detecteren van omrijkilometers | Rit-coördinaten (geen identiteit) |
| PDOK | Postcodes en adressen bij coördinaten opzoeken | Coördinaten (geen identiteit) |
| NDW / Rijkswaterstaat | Verkeersinformatie (werkzaamheden, afsluitingen, incidenten) voor omrij-redenen | Geen persoonsgegevens |
| SMTP / Microsoft Graph | Versturen van e-mail met rapportages en uitnodigingen | E-mailadres, rapportbijlage |
Sommige van deze partijen (zoals Google/Firebase) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
6. Bewaartermijnen
Niets wordt gewist, alles wordt bewaard zolang de fiscus dat vereist. Privékilometers tellen fiscaal altijd mee in het totaal, maar de details (adressen, route, bijrijders) worden verborgen waar dat hoort. RitGenie gooit nooit iets weg: verbergen is omkeerbaar, weggooien niet.
- Ritten- en rapportagegegevens: voor een fiscaal sluitende administratie geldt in Nederland een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Die termijn rekent vanaf 1 januari van het jaar ná het jaar waarop de gegevens betrekking hebben. Een rittenregistratie uit 2023 bewaren we dus tot en met 31 december 2030. Rittengegevens die tot die administratie behoren, bewaren we zolang dat wettelijk vereist is en verwijderen we daarna.
- Account- en identiteitsgegevens: zolang je een actief account hebt. Verwijder je je account, dan verwijderen we deze gegevens (zie §9), behoudens gegevens die onder de wettelijke bewaarplicht vallen.
- Aanwezigheids-/Bluetooth-gegevens: zolang ze nodig zijn voor de bijbehorende rit en administratie.
- Push-tokens: zolang het toestel gekoppeld is; verlopen tokens worden opgeruimd.
- Diagnosegegevens: kortstondig, uitsluitend voor het oplossen van storingen.
7. Cookies en tracking
Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. We plaatsen geen cookies voor analyse, profilering of marketing, en zetten geen Google Analytics of vergelijkbare trackers in. Daarom heeft de website geen cookiebanner nodig.
Concreet:
- Geen cookies bij normaal bezoek. De website plaatst uit zichzelf geen cookies. Alleen strikt noodzakelijke, functionele opslag kan voorkomen (bijvoorbeeld een keuze die je zelf in de browser maakt); daarvoor is op grond van de cookiewetgeving geen toestemming vereist.
- Geen externe verzoeken. Lettertypen (Poppins) worden lokaal vanaf onze eigen server geladen, niet vanaf Google Fonts. Er gaan bij het laden van de site dus geen gegevens (zoals je IP-adres) naar externe partijen.
- App vs. website. Dit hoofdstuk gaat over de website ritgenie.nl. De gegevensverwerking in de RitGenie-app zelf staat beschreven in de rest van dit privacybeleid.
Kiezen we in de toekomst toch voor cookies of statistieken die dat vereisen, dan vragen we vooraf je toestemming via een cookiemelding en passen we dit beleid aan.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, opslag van je e-mailadres als hashwaarde, server-side afgedwongen toegangsrechten (een aangepaste app kan die niet omzeilen) en een fysieke scheiding van gegevens per administratie. Toegang tot rapportages, instellingen en downloads kun je in de app extra beveiligen met een app-slot (vingerafdruk, gezicht of pincode van je toestel).
9. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Inzage: een overzicht van welke gegevens we van je verwerken;
- Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren;
- Verwijdering: je gegevens laten wissen ("recht op vergetelheid"), voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
- Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten;
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- Dataportabiliteit: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen;
- Intrekken toestemming: waar we ons op toestemming baseren, kun je die op elk moment intrekken.
Een verzoek indienen kan via support@ritgenie.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Je account en gegevens verwijderen
Je kunt je account en de bijbehorende gegevens laten verwijderen. Op de pagina
Account verwijderen leggen we stap voor stap uit hoe dat werkt, wat er precies wordt verwijderd en welke gegevens wettelijk bewaard moeten blijven.
11. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. De meest actuele versie staat altijd op ritgenie.nl/privacy, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je via de app of per e-mail.
Vragen over dit privacybeleid of over je gegevens? Neem contact met ons op: